CEO US Academy

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POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS - CEO US ACADEMY

  1. FINALIDADES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
  • Enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, invitación a eventos, y a la participación de espacios de conexión virtual o presencial, alianzas, convenios e iniciativas relacionadas con la toma de decisiones para el acceso e ingreso a programas de educación continua e información relativa al portafolio de servicios de la Entidad y a los procesos asociados a cada uno de los servicios, a través de correo electrónico, mensajes de texto, redes social o cualquier otro canal oficial de comunicación de CEO US ACADEMY.
  • Atención y respuesta de Peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias (PQRSD).
  • Adelantar actividades de prevención relacionadas con el estado de salud y la Emergencia sanitaria, acorde con los lineamientos del Gobierno Nacional en la materia.
  • Desarrollar campañas, actividades de divulgación, capacitaciones y programas de capacitación o formación en habilidades duras, blandas, en acciones de Bienestar o Salud Mental, con el fin de potenciar su perfil profesional y personal.
  • Realizar transferencia de datos personales a cualquier otra entidad con quienes CEO LATINAOMERICA suscriba alianzas, convenios y/o contratos que tengan por objeto de fortalecer la gestión administrativa y ampliar la oferta de productos y servicios.
  • Grabación de imágenes, voz o cualquier otro registro que sirva de soporte, evidencia, almacenamiento, publicación y distribución de memorias de los eventos, audiencias realizadas y atención de PQRSD.
  • Dar tratamiento a los datos personales protegidos por nuestro ordenamiento jurídico.
  • Desarrollar campañas, actividades de divulgación, capacitaciones y programas.
  • Actualizar bases de bases de datos, incluyendo los casos en que se requiera transmitir o transferir a un tercero, la información para la validación, depuración, enriquecimiento y homogenización de datos, previo cumplimiento de las exigencias legales.
  • Elaborar estudios, estadísticas, encuestas, análisis de tendencias, relacionados con los servicios que presta la Entidad.
  • Gestionar la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias, contractuales, comerciales y de registros comerciales, corporativos y contables.

 

Finalidad de datos sensibles

  • Realizar el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen étnico, datos biométricos, genero, diversidad funcional, aspectos socio económicos y/o situaciones de vulnerabilidad, entre otros, al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, con el fin de: a. tramitar la apertura y/o vinculación y administración de productos y/o servicios. 
  •  Validar mi identidad en el uso de productos y/o servicios y c. para que la validación de mi identidad mediante datos biométricos pueda ser utilizada como medio de prueba. Así mismo, realizar el tratamiento de los datos personales de los titulares menores de edad (recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión), de acuerdo con lo establecido en la normatividad vigente, obedeciendo exclusivamente al interés de su educación superior.

2. INTRODUCCIÓN

La Constitución Política de Colombia establece en el artículo 15 “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas”. Mediante la Ley 1581 del 17 de octubre de 2012 “Por el cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, igualmente reglamentada por los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 (hoy incorporados en el Decreto único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo 1074 de 2015), entre otros.

En cumplimiento de las anteriores disposiciones el Centro Latinoamericano de Entrenamiento Odontológico – Ceo Latinoamérica ha elaborado la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES, cuya aplicación es de carácter obligatorio para todos los funcionarios, contratistas, pasantes o personal de los proveedores que realicen tratamiento de los datos personales registrados en las bases de datos de la Entidad, la cual contiene los lineamientos necesarios para el cumplimiento de las obligaciones legales en materia de protección de datos personales.

La Organización del Mar Ltda. – Ceo Latinoamérica, identificada con NIT: 900.088.730-1, con sede principal en la Calle 75# 57-38 en la ciudad de Barranquilla- Colombia , Portal Web www.ceolatino.com, PBX: 3858283, en su calidad de responsable del tratamiento de los datos personales, que obtenga en virtud de las operaciones que se soliciten o celebren con la Entidad, conforme a los principios y deberes definidos en la ley 1581 de 2012 y demás normas que traten y regulen esta materia.

3. OBJETIVO

Establecer los lineamientos que garanticen el adecuado tratamiento, la debida protección de los datos personales que trata CEO US ACADEMY en sus procesos y el cumplimiento normativo en esta materia.

4. DESTINATARIOS

Esta política está dirigida a:

Nuestros estudiantes y personas interesadas de cursos, seminarios, entrenamientos y cualquier otro programa que haga parte de la oferta institucional de CEO US ACADEMY en el que se recolecten sus datos personales, con el fin de que tengan a su disposición la información necesaria y suficiente respecto del (los) tratamientos y las finalidades para los que son recolectados sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a CEO US ACADEMY cuando esta Entidad tenga el rol de responsable del tratamiento de sus datos personales.

A los funcionarios, Contratistas, Aliados Estratégicos y Pasantes a los que el CEO US ACADEMY realice el tratamiento de sus datos personales, en relación con su vínculo y actividades realizadas dentro de este.

A los funcionarios, Contratistas, Pasantes y personal de los proveedores y aliados estratégicos que realicen tratamiento de los datos personales o reciban, atiendan y den respuesta directa o indirectamente a las peticiones (consultas o reclamos) de información relacionadas con el tratamiento y protección de datos personales, para los cuales esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento.

5. ALCANCE

Dar cumplimiento a la normatividad vigente en materia de Protección de Datos Personales, así como a cualquier exigencia originada en el principio de responsabilidad demostrada.

Realizar un tratamiento adecuado de los datos personales, dando cumplimiento a los deberes como responsable y garantizando los derechos de los titulares de la información.

6. DEFINICIONES

  • Área responsable de protección de datos:Es el área dentro de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), que tiene como función la vigilancia y control de la aplicación de la Política de Protección de Datos Personales y la implementación del Programa Integral de Protección de Datos Personales.
  • Área responsable de la atención a peticiones, quejas, reclamos y consultas:Las peticiones, quejas, reclamos y consultas formuladas por los titulares de datos serán atendidas por la Oficina de Comercial y Mercadeo.
  • Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
  • Aviso de privacidad:Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  • Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
  • Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  • Dato público:Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato privado:Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
  • Dato semiprivado:Es aquella información que no es de naturaleza íntima, reservada ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como es el caso de los datos financieros, crediticios o actividades comerciales.
  • Datos sensibles:Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  • Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  • Transferencia:La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  • Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

7. TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

A través de esta política, CEO LATINAOMERICA en cumplimiento de su deber legal y reglamentario, propende por hacer efectiva la garantía constitucional de protección a la intimidad personal y familiar de todos los ciudadanos, estableciendo instrumentos y controles expeditos, de cara a dar un tratamiento adecuado a la información que administra.

Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial y/o virtual para la vinculación a cualquier producto, servicio o beneficio de CEO US ACADEMY.

CEO US ACADEMY se encarga directamente del tratamiento de los datos personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un tercero tal tratamiento. CEO US ACADEMY exige al Encargado del tratamiento de datos personales la atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de estos.

Los datos personales solicitados directamente por otras entidades con quien CEO LATINAOMERICA realiza convenios serán responsabilidad directa de la Entidad.

Los datos personales registrados en las bases de datos de CEO US ACADEMY son sometidos a distintas formas de tratamiento, como recolección, intercambio, actualización, procesamiento, reproducción, compilación, almacenamiento, uso, sistematización y organización, todos ellos de forma parcial o total en cumplimiento de las finalidades aquí establecidas. La información podrá ser entregada, transmitida o transferida a entidades públicas, socios comerciales, contratistas, afiliados, subsidiarias, únicamente con el fin de cumplir con las finalidades de la base de datos correspondiente. En todo caso, la entrega, transmisión o transferencia se hará previa suscripción de los compromisos que sean necesarios para salvaguardar la confidencialidad de la información.

En cumplimiento de deberes legales, la Entidad podrá suministrar la información personal a entidades judiciales o administrativas. La Entidad velará por el correcto tratamiento de datos personales de los menores de edad, garantizando que se cumpla con las exigencias legales aplicables y que todo tratamiento esté previamente autorizado y se encuentre justificado en el interés superior de los menores.

8. AUTORIZACIÓN DEL TITULAR DEL DATO

CEO US ACADEMY recolecta, almacena, procesa, usa, suprime, coteja, busca, actualiza, transmite y transfiere la información personal, requiriendo previamente el consentimiento libre, expreso e informado del titular de la misma. La autorización es una certificación que informa al titular de los datos personales acerca de:

  • El tratamiento de sus datos personales
  • Finalidades del tratamiento.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Derechos de acceso, corrección, actualización o supresión de los datos personales suministrados que tiene el titular del dato.
  • Solicitud explicita de autorización sobre recopilación de datos sensibles.
  • Solicitud de autorización sobre recopilación y tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del Tratamiento

CEO US ACADEMY conserva prueba de la autorización otorgada por los titulares de la información para el tratamiento de datos personales (Decreto 1074 de 2015). Estas evidencias están almacenadas de la siguiente manera:

  • En los sistemas de información quedan registradas las autorizaciones dadas por los aspirantes o beneficiarios, con la fecha y hora de la autorización y la persona que otorgó la autorización, que en el caso del menor de edad corresponde a su representante legal o tutor.
  • Las comunicaciones que correspondan a funcionarios y contratistas se mantendrán en los expedientes.
  • Los formatos físicos utilizados en la recolección de datos personales

9. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES

Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan y que CEO US ACADEMY, los garantiza a través del cumplimiento de los procedimientos definidos:

  • Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la Entidad. Este derecho se puede ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
     
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a la Entidad cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.
     
  • Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto del uso que ha dado a sus datos personales.
     
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
     
  • Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento de la Entidad o el Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
     
  • Acceder en forma gratuita a sus datos personales, que hayan sido objeto de Tratamiento.

10. DEBERES DE CEO US ACADEMY COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

CEO US ACADEMY como responsable del Tratamiento de Datos Personales, debe cumplir con los siguientes deberes:

  • Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
     
  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
     
  • Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
     
  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
     
  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
     
  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.
     
  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
     
  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
     
  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
     
  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
     
  • Adoptar procedimientos específicos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
     
  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
     
  • Informar a solicitud del Titular sobre el uso de sus datos.
     
  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
     
  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

11. AREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE LAS PETICIONES, CONSULTAS O RECLAMOS

Las peticiones, consultas y reclamos formulados por los titulares de Datos Personales bajo Tratamiento de CEO US ACADEMY para ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir datos, o revocar la autorización serán atendidas por la Oficina Comercial y Mercadeo, en los siguientes canales:

  • Líneas de atención telefónica Barranquilla: (605) 3858383
  • Centros de Experiencia Presencial Barranquilla Calle 75# 57-38
  • Sistema de Atención virtual/ Redes sociales

 

11.1 Procedimiento para que los titulares puedan ejercer sus derechos

Para consulta de datos personales, solicitud de la autorización o de información sobre el uso dado a los datos, se puede realizar la consulta por medio de nuestros canales de atención establecidos en el Numeral 11 de la presente política. La consulta debe ser a través de comunicación dirigida a nombre de CEO US ACADEMY, con el nombre completo del titular, la descripción de la consulta, la dirección de residencia y el teléfono de contacto.

Independientemente del mecanismo utilizado para la radicación de solicitudes de consulta, las mismas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

Para presentar una solicitud de corrección, actualización o supresión de datos, o para presentar reclamo por presunto incumplimiento de los deberes de CEO LATINAOMERICA relacionados con la Protección de Datos, el Titular puede realizar la solicitud por escrito y de manera presencial en las Oficinas correspondientes. La solicitud o reclamo debe realizarse a través de comunicación dirigida a nombre de CEO US ACADEMY, con el nombre completo del titular, la descripción de los hechos que dan lugar a la solicitud o reclamo, la dirección de residencia, el teléfono de contacto y se deben anexar los documentos que se quiera hacer valer.

Si la solicitud o reclamo resulta incompleta, se requerirá al peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga «reclamo en trámite» y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Las solicitudes de actualización, corrección, rectificación o supresión de los datos serán contestadas dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo del reclamo completo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término se informará al interesado antes del vencimiento del referido plazo los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

12. MODIFICACIÓN A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTOS DE DATOS PERSONALES

CEO US ACADEMY se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado en el Portal Web de la Entidad. Además, se conservarán las versiones anteriores a la presente políticas de tratamiento de datos personales.

El uso continuo de los servicios o no desvinculación de estos por el titular del dato después de la notificación de los nuevos lineamientos constituye la aceptación de la política.

13. VIGENCIA DE LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La política del tratamiento de datos personales rige a partir del 10 de septiembre de 2022, aprobada por la Junta Directiva de CEO US ACADEMY, como consta en el Acuerdo No. 12 de 2022 correspondiente a la sesión del 10 de septiembre de 2022.